כמומחה IT, אתה יודע שקבוצות וצוותים של Microsoft 365 יכולים להיות דרך מצוינת לנהל פרויקטים ולשתף פעולה עם עמיתים. עם זאת, אתה גם יודע שללא ניהול נכון, הקבוצות והצוותים הללו עלולים להפוך במהירות לסוררים ובלתי ניתנים לניהול. במאמר זה, נראה לך כיצד לנהל קבוצות וצוותים של Microsoft 365 ללא בעלים, כך שתוכל לשמור על הפרויקטים שלך על המסלול והקולגות שלך מרוצים.
אחד הדברים החשובים ביותר שיש לעשות בעת ניהול קבוצות וצוותים של Microsoft 365 הוא להגדיר ציפיות ברורות לחברי הקבוצה. ודאו שכולם מבינים מה התפקידים והאחריות שלו בתוך הקבוצה. זה יעזור למנוע בלבול ולהבטיח שכולם יהיו באותו עמוד.
טיפ חשוב נוסף הוא לשמור על הקבוצות והצוותים שלך מאורגנים. משמעות הדבר היא יצירת מוסכמות שמות ברורות ותמציתיות עבור הקבוצות והצוותים שלך, כמו גם שמירת קבצי הפרויקט והמסמכים שלך במיקום מרכזי. על ידי שמירת הקבוצות והצוותים שלך מאורגנים, תקל על כולם למצוא את המידע שהם צריכים ולהישאר במסלול.
לבסוף, אל תשכח לתקשר עם חברי הקבוצה שלך באופן קבוע. עדכן אותם בהתקדמות שלך ובקש את המשוב שלהם. זה יעזור לבנות אמון ולהשאיר את חברי הקבוצה שלך מעורבים בפרויקט שלך. על ידי ביצוע טיפים אלה, תוכל לנהל בהצלחה קבוצות וצוותים של Microsoft 365 ללא בעלים.
בקבוצת Microsoft 365, לפחות חשבון מנהל אחד יכול לנהל ולבצע את השינויים הדרושים. עם זאת, אם החשבון של הבעלים נמחק ב-Microsoft 365, הצוות ב-Microsoft Teams או ב-Microsoft 365 Group והשירותים המשויכים לה עלולים להפוך מיותמים. אמנם לא ניתן לעשות דבר אם הבעלים של הקבוצה הוסר, אך ניתן לנקוט באמצעי פרימיטיבי. הפוסט הזה יראה לך מה אתה יכול לעשות כדי ניהול קבוצות וצוותים של Microsoft 365 שאינם בבעלותם .
כיצד לנהל קבוצות וצוותים של Microsoft 365 ללא בעלים
מנהל עולמי, מנהל Exchange או מנהל קבוצה יכולים ליצור מדיניות ששואלת אוטומטית את החברים הפעילים ביותר בקבוצה, או קבוצה ללא בעלים, אם הם יקחו בעלות. אם החבר יקבל את ההזמנה, הוא יהפוך לבעלים.
מה ניתן לציין עבור הפוליסה
- אם אתה רוצה להגביל את מי שניתן להזמין כבעלים על ידי ציון קבוצת אבטחה
- כתובת שולח ההודעה
- מספר השבועות שבהם יישלחו הודעות
- אילו קבוצות או צוותים הם חלק מהמדיניות
- אורחים לעולם אינם מוזמנים להיות מארחים.
- הודעות נשלחות מדי שבוע, החל מ-24 שעות לאחר יצירת הפוליסה. נמענים אינם יכולים להעביר הודעות לאחרים.
- מעקב אחר התראות ותגובות מתבצע ביומן הביקורת.
- הפעולה מתועדת ביומן הביקורת של פורטל התאימות.
- עד שני חברי קבוצה יכולים לקבל את ההזמנה להפוך לבעלים.
שלבים ליצירת מדיניות
- במרכז הניהול עבור אל הצג הכול > הגדרות > הגדרות ארגון, והלאה שירותים לשונית, בחר Microsoft 365 Groups .
- בחר אם אין בעלים, שלח אימייל ובקש מחברי הקבוצה הפעילים להפוך לבעלים תיבת סימון.
- נניח שאתה רוצה לשמור את הגדרות ברירת המחדל של תצורת התצורה; בחר להציל. אחרת , בחר התאמה אישית של מדיניות ועקוב אחר השלבים הבאים.
- עַל אפשרויות הודעות שבועיות בדף, ציין מי יכול לקבל הודעות על זכויות קניין. אם אתה מתיר או חוסם חברים מסוימים, מצא והוסף את קבוצת האבטחה שבה אתה רוצה להשתמש.
- הזן את מספר החברים הפעילים שברצונך להודיע ובחר את מספר השבועות לשליחת ההודעה. (רשימת ההתראות נוצרת במהלך ההתראה הראשונה ואינה משתנה.) בחר הַבָּא .
- עַל ממי המכתב הזה? עמוד, בחר את השולח עבור הודעת הדואר האלקטרוני ולאחר מכן בחר הַבָּא . שים לב שתיבות דואר משותפות אינן נתמכות. השולח חייב להיות תיבת דואר של משתמש או תיבת דואר קבוצתית.
- עַל נושא והודעה עמוד, הגדר אימייל ובמידת הצורך, הפעל כתובת URL של הנחיית מדיניות ולאחר מכן בחר הַבָּא .
- עַל בחר קבוצות למיקוד עמוד, בחר קבוצות ספציפיות ובחר את הקבוצות והצוותים שברצונך לכלול במדיניות זו, או בחר כל הקבוצות .
- בחר הַבָּא .
- עַל סקירה והשלמה עמוד, אשר את ההגדרות שלך ולחץ סוֹף ולאחר מכן בחר עָשׂוּי.
מה קורה אם חברי הקבוצה מוותרים על הבעלות בהודעה?
אם כל החברים מסרבים לקחת בעלות, אפילו לאחר הנחיות מרובות, בפורטל התאימות של Microsoft Purview, מנהלי מערכת יכולים לראות איזו קבוצה לא בבעלות נמצאת במצב שקט ביומן הביקורת על ידי בחירה בסמל קבוצת יתומים ללא השגחה פעילות. פרסם את זה, מנהלי מערכת יצטרכו ליצור קשר ישירות עם הקבוצות ולשכנע מישהו לקחת אחריות. ברגע שהם מוצאים מישהו, הם יכולים להפוך אותו למנהל של הקבוצה או הצוות.
לקרוא : דרישות המערכת של Microsoft 365.
המדיניות עבור קבוצה ללא בעלים מוגדרת, אך אף חבר לא מקבל הודעה.
יש שלב במדיניות זו שמנהל המערכת אינו צריך להגדיר - ממי המכתב הזה? עליך לוודא שהשולח משתמש בתיבת דואר משתמש או תיבת דואר קבוצתית. הודעה לא נשלחת אם הגדרת שולח כלשהו מלבד תיבת דואר של משתמש או קבוצה. לאישור נוסף, המנהלן יכול לבדוק את יומן הביקורת כדי לראות אם נשלחו התראות דוא'ל קבוצתיות.
