כיצד להחיל מדיניות שימור תיבת דואר משותפת ב-Office 365

כשזה מגיע לשמירה על בטיחות הנתונים שלך, אחד הדברים הטובים ביותר שאתה יכול לעשות הוא להחיל מדיניות שימור תיבת דואר משותפת ב-Office 365. זה יעזור להבטיח שהנתונים שלך מוגנים כראוי ושתמיד תוכל לגשת אליהם כשתצטרך ל. ישנן מספר דרכים שונות להגדרת מדיניות שימור תיבת דואר משותפת, אך הדבר החשוב ביותר הוא לוודא שאתה מבין את האפשרויות וכיצד הן פועלות. אחד הדברים הראשונים שעליך לעשות הוא להחליט איזה סוג נתונים אתה רוצה לשמור ולכמה זמן. ישנם שני סוגים עיקריים של נתונים שאתה יכול לשמור: הודעות ופריטים. הודעות הן סוג הנתונים הנפוץ ביותר שאנשים רוצים לשמור. אתה יכול לשמור הודעות לפרק זמן מוגדר, או שאתה יכול לשמור אותן לנצח. פריטים פחות נפוצים, אבל הם יכולים להיות חשובים לא פחות. פריטים כוללים דברים כמו רשימות אנשי קשר, פריטי לוח שנה ומשימות. אתה יכול לשמור פריטים לתקופת זמן מוגדרת, או שאתה יכול לשמור אותם לנצח. ברגע שאתה יודע איזה סוג של נתונים אתה רוצה לשמור, אתה צריך להחליט כמה זמן אתה רוצה לשמור אותם. ישנן שלוש אפשרויות עיקריות: 1. שמור לפרק זמן מוגדר 2. לשמור לנצח 3. מחק לאחר פרק זמן מוגדר לכל אפשרות יש יתרונות וחסרונות משלה, לכן עליך לשקול אותם בקפידה לפני קבלת החלטה. ברגע שאתה יודע איזה סוג של נתונים אתה רוצה לשמור ולכמה זמן, עליך להגדיר את מדיניות השמירה שלך. ישנן מספר דרכים שונות לעשות זאת, אך הדבר החשוב ביותר הוא לוודא שאתה מבין את האפשרויות וכיצד הן פועלות. אחת הדרכים הטובות ביותר להגדיר מדיניות שמירה היא להשתמש באפשרויות המובנות ב-Office 365. לשם כך, עבור אל מרכז הניהול של Office 365 ולחץ על הכרטיסייה 'תאימות'. משם תראה רשימה של אפשרויות תאימות. גלול מטה לקטע 'שמירה' ולחץ על הקישור 'הוסף מדיניות שמירה'. פעולה זו תעביר אותך לאשף מדיניות השמירה. הדבר הראשון שעליך לעשות הוא לתת לפוליסה שלך שם. לאחר מכן, עליך לבחור את סוג הנתונים שברצונך לשמור ולכמה זמן. אתה יכול גם לבחור להחיל את המדיניות על כל המשתמשים או רק על משתמשים ספציפיים. לאחר שתבצע את הבחירות שלך, לחץ על כפתור 'שמור'. המדיניות שלך תוחל כעת על כל המשתמשים שבחרת. אם ברצונך להחיל את המדיניות על משתמשים ספציפיים בלבד, תוכל לעשות זאת על ידי מעבר לכרטיסייה 'תאימות' במרכז הניהול של Office 365 ולחיצה על הקישור 'שמירה'. משם תראה רשימה של כל מדיניות השמירה שנוצרה. מצא את המדיניות שברצונך להחיל על משתמשים ספציפיים ולחץ על הקישור 'ערוך'. גלול מטה לקטע 'היקף' ולחץ על הקישור 'הוסף משתמשים'. משם, תוכל לבחור את המשתמשים הספציפיים עליהם ברצונך להחיל את המדיניות. לאחר שתבצע את הבחירות שלך, לחץ על כפתור 'שמור'. המדיניות שלך תוחל כעת על המשתמשים הספציפיים שבחרת.

אם אתה רוצה לדעת כיצד להחיל מדיניות שימור תיבת דואר משותפת ב-Office 365, אז קרא את הפוסט הזה. מדיניות השמירה היא אוסף תגי אחסון אשר קובעים כיצד מאוחסנים תיקיות ופריטים בודדים (כגון דואר אלקטרוני ודואר קולי). תיבת דואר כללית ב-Office 365 לפני שהם יועברו לארכיון או נמחקו לצמיתות. ארגונים עסקיים רבים צריכים לאחסן באופן יזום את התוכן של תיבות הדואר שלהם מסיבות תאימות. מדיניות שמירה עוזרת לך לנהל את הסיכונים הקשורים לאובדן מידע שעלול לגרום לסיבוכים משפטיים.

כיצד להחיל מדיניות שימור תיבת דואר משותפת ב-Office 365

כדי להחיל מדיניות שמירה על תיבת דואר משותפת, עליך ליצור תגי שמירה ומדיניות שמירה חדשה, לצרף את התגים למדיניות ולאחר מכן להחיל את המדיניות על תיבת הדואר המשותפת.

הסתר אוטומטית את סמן העכבר - -

ככה אתה יכול החל מדיניות שמירת תיבת דואר משותפת ב-Office 365 :

1. היכנס ל-EAC.
2. צור תגי שמירה אישיים.
3. צור מדיניות שמירה חדשה.
4. צרף תגים אישיים למדיניות השמירה.
5. החל מדיניות שמירה על תיבת הדואר המשותפת.

בואו נסתכל על זה בפירוט.

1] היכנס ל-EAC

היכנס ל-EAC (https://outlook.office365.com/ecp) באמצעות אישורי המנהל שלך.

בטוח roguekiller

עֵצָה: השתמש בדפדפן שלך במצב פרטי/גלישה בסתר כדי לגשת לחשבון Exchange Administrator שלך. זה ימנע מהדפדפן לבחור אוטומטית את האישורים הנוכחיים שלך כשאתה מנווט לאתר.

2] צור תגיות אחסון אישיות

תג השמירה יכול להיות אחד מהבאים שְׁלוֹשָׁה סוגים :

1. תג מדיניות ברירת מחדל (DPT) - חל אוטומטית על כל תיבת הדואר.
2. תג מדיניות שמירה (RPT) - מוחל אוטומטית על תיקיית ברירת המחדל (תיבת דואר נכנס, נשלח וכו') ו
3. יום הצוות - מוחל באופן ידני על ידי משתמשים על פריטים ותיקיות בודדים.

באמצעות תג אישי, אתה יכול ליצור חריג עבור תג מדיניות ברירת מחדל או תג מדיניות שמירה. לדוגמה, אם ה-DPT אומר למחוק את כל הפריטים לאחר 5 שנים, אתה יכול ליצור חריג עבור 'הודעות' שיימחק לאחר 7 ימים באמצעות תג אישי.

כדי ליצור תג אישי, בצע את ההוראות הבאות:

1. ללחוץ וניהול תאימות בחלונית השמאלית של לוח הבקרה של Exchange Admin Center.
2. לאחר מכן לחץ על תגי אחסון לשונית בראש העמוד.
3. תראה רשימה של תגי שמירה קיימים. לחץ על פלוס (+) סמל בראש רשימה זו.
4. בחר מוחל על ידי משתמשים על פריטים ותיקיות (פרטי) ברשימה הנפתחת שמופיעה.
5. להיכנס שֵׁם , החזקת פעולה, ו חיי מדף לתיוג תג חדש שהוחל על ידי משתמשים על פריטים ותיקיות (אישי) חַלוֹן.
6. לחץ על לִשְׁמוֹר לַחְצָן.

באופן דומה, תוכל ליצור תגים נוספים שיצורפו למדיניות תיבת הדואר המשותפת שלך.

כיצד להעביר קבצים מכונן Google אחד לאחר

קרא גם: מה ההבדל בין Microsoft Office ל- Microsoft 365?

3] צור מדיניות שמירה חדשה

1. לך ל מדיניות שמירה לשונית המופיע בראש דף ניהול התאימות. תראה רשימה של מדיניות קיימת.
2. לחץ על פלוס (+) סמל כדי ליצור מדיניות חדשה.
3. הזן את המתאים שֵׁם לפוליטיקה.
4. צרף תג אחד או יותר למדיניות (כמתואר בסעיף הבא).
5. לחץ על לִשְׁמוֹר לַחְצָן.

קרא גם: התקן את מסוף ניהול המדיניות הקבוצתית ב-Windows 11/10. .

4] צרף תגים אישיים למדיניות השמירה.

1. בחלון מדיניות השמירה, לחץ על סימן הפלוס (+). זה ייפתח בחר תגי אחסון חלון המציג רשימה של תגים זמינים.
2. בחר את התגים האישיים שיצרת ולחץ על הכפתור לְהוֹסִיף לַחְצָן.
3. לאחר מכן לחץ על בסדר לַחְצָן.

5] החל מדיניות שמירה על תיבת הדואר המשותפת.

1. בחלונית השמאלית של חשבון הניהול שלך ב-Exchange, לחץ נמענים .
2. לאחר מכן לחץ על כללי לשונית העליונה. תראה רשימה של קיימים תיבות דואר כלליות .
3. לחץ לחיצה כפולה בתיבת הדואר המשותפת עליה ברצונך להחיל את המדיניות.
4. ללחוץ תכונות תיבת דואר בלוח השמאלי.
5. בחר מדיניות באמצעות הכפתור מדיניות שימור נפילה.
6. לחץ על לִשְׁמוֹר לַחְצָן.

הערות:

חשבונות Onedrive מרובים

1. רק מנהלי מערכת יכולים ליצור ולהחיל מדיניות שמירה על תיבות דואר משותפות ב-Office 365.
2. כדי להחיל עליהם מדיניות שמירה, עליך להחזיק בתיבות הדואר שלך לפחות 10 MB של נתונים.
3. למדיניות השמירה לוקחת בדרך כלל 7 ימים להיכנס לתוקף.
4. אתה יכול ליצור תג שמירה אחד או יותר, אך ניתן להחיל רק מדיניות שמירה אחת על תיבת דואר בכל פעם. לכן, שייך את כל התגים שברצונך להחיל על תיבת דואר למדיניות שמירה אחת.

האם נוכל להחיל מדיניות שמירה על תיבת דואר משותפת?

כן. אתה יכול להחיל מדיניות שמירה על תיבת דואר משותפת באמצעות תכונות תיבת דואר אוֹפְּצִיָה. ניתן למצוא אותו על ידי לחיצה כפולה על תיבת דואר משותפת מתחת כללי לשונית נמענים סעיף של EAC. זכור שניתן להחיל רק מדיניות אחת על תיבת דואר בכל פעם. אז אתה צריך לשייך את כל התגים הדרושים למדיניות אחת שאתה הולך להחיל על תיבת הדואר.

כיצד אוכל לשנות את מדיניות השמירה המוגדרת כברירת מחדל ב-Office 365?

כיצד אוכל להחיל מדיניות שמירה על תיבת דואר של Office 365?

אתה יכול להחיל מדיניות שמירה על תיבות דואר אחת או יותר ב-Office 365. באמצעות EAC . כדי להחיל מדיניות שמירה על תיבת דואר אחת, עבור אל נמענים > תיבות דואר . לאחר מכן בחר בתיבת הדואר הרצויה ולחץ על הכפתור לַעֲרוֹך סמל העליון. ללחוץ תיבת דואר מוזרויות שמאלה. בחר מדיניות שמירה מהרשימה הנפתחת ולחץ לִשְׁמוֹר לַחְצָן. כדי להחיל מדיניות שמירה על תיבות דואר מרובות, בחר תיבות דואר מרובות באמצעות מִשׁמֶרֶת אוֹ Ctrl מַפְתֵחַ. לאחר מכן בחר אפשרויות מתקדמות > מדיניות שמירה > רענון . לאחר מכן בחר את המדיניות הרצויה ב הקצאת מדיניות שמירה בכמות גדולה ולחץ על לִשְׁמוֹר לַחְצָן.