כיצד להוסיף תיקיית ארכיון באאוטלוק?

האם אתה מוצא את עצמך מתקשה לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך? האם אתה מחפש דרך להקל על ניהול המיילים שלך? אם כן, הוספת תיקיית ארכיון ב-Outlook היא דרך מצוינת לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך נקייה מעומס ולהבטיח שהודעות דוא'ל חשובות מסודרות וקלות לאיתור. במאמר זה, נדריך אותך בשלבים של הוספת תיקיית ארכיון ב-Outlook וכיצד תוכל להפיק ממנה את המרב.

כיצד להוסיף תיקיית ארכיון ב- Outlook?
כדי להוסיף תיקיית ארכיון ב-Outlook, בצע את השלבים הבאים:

• פתח את Outlook ועבור ללשונית קובץ.
• בחר הגדרות חשבון ולאחר מכן שוב הגדרות חשבון.
• בחלון הגדרות חשבון, בחר בכרטיסייה קבצי נתונים.
• לחץ על הוסף כדי לפתוח את החלון צור או פתח קובץ נתונים של Outlook.
• בתיבה שם קובץ, הקלד שם עבור קובץ הארכיון.
• בחר אישור כדי ליצור את הקובץ ולחזור לחלון הגדרות חשבון.
• בחר את הקובץ החדש ברשימה ולחץ על הגדר כברירת מחדל.
• בחר סגור ובחר אישור.

כיצד ליצור תיקיית ארכיון ב- Outlook?

יצירת תיקיית ארכיון ב-Outlook היא דרך קלה לארגן את הנתונים שלך ולשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך נקייה. תיקיית ארכיון היא דרך מצוינת לאחסן מיילים והודעות אחרות שאינך צריך לגשת אליהן באופן קבוע. על ידי העברה לארכיון של הודעות דוא'ל אלה, תוכל לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך מסודרת מבלי להעמיס עליה. במאמר זה נדריך אותך בשלבים של הגדרת תיקיית ארכיון ב-Outlook.

שלב 1: הפעל ארכיון אוטומטי

הצעד הראשון ליצירת תיקיית ארכיון ב-Outlook הוא הפעלת ארכיון אוטומטי. ארכיון אוטומטי הוא תכונה המאפשרת לך להעביר אוטומטית מיילים והודעות אחרות מתיבת הדואר הנכנס שלך לתיקיית ארכיון. כדי להפעיל ארכיון אוטומטי, פתח את Outlook ועבור אל קובץ > אפשרויות > מתקדם. בקטע הגדרות ארכיון אוטומטי, סמן את התיבה שליד הפעל ארכיון אוטומטי.

המערכת שלך דורשת smb2 ומעלה

שלב 2: התאם אישית את הגדרות הארכיון האוטומטי

לאחר שהפעלת את הארכיון האוטומטי, תוכל להתאים אישית את ההגדרות כך שיתאימו לצרכים שלך. אתה יכול לבחור באיזו תדירות ארכיון אוטומטי יפעל ואילו הודעות יאוחסנו בארכיון. כדי להתאים אישית את ההגדרות, עבור אל קובץ > אפשרויות > מתקדם ולחץ על כפתור הגדרות ארכיון אוטומטי. כאן תוכל להתאים אישית את ההגדרות לצרכים שלך.

שלב 3: צור תיקיית ארכיון

השלב הבא הוא יצירת תיקיית ארכיון. כדי לעשות זאת, לחץ לחיצה ימנית על תיבת הדואר הנכנס שלך ובחר תיקייה חדשה. תן לתיקיה שם (למשל ארכיון) ובחר את תיקיית הארכיון בתור תיקיית האב שלה. התיקיה תיווצר באותו מיקום כמו תיבת הדואר הנכנס שלך.

שלב 4: בחר את תיקיית הארכיון בהגדרות הארכיון האוטומטי

לאחר שיצרת את תיקיית הארכיון, תוכל לבחור בה בהגדרות הארכיון האוטומטי. עבור אל קובץ > אפשרויות > מתקדם ולחץ על כפתור הגדרות ארכיון אוטומטי. תחת הקטע קובץ ארכיון, בחר את תיקיית הארכיון שיצרת.

שלב 5: הפעל את הארכיון האוטומטי

לאחר שבחרתם את תיקיית הארכיון בהגדרות AutoArchive, תוכלו להפעיל את AutoArchive. כדי לעשות זאת, עבור אל קובץ > מידע > כלי ניקוי > ארכיון. כאן תוכל לבחור את התיקיה שברצונך לאחסן ואת טווח התאריכים שממנו ברצונך לאחסן. לחץ על אישור כדי להפעיל ארכיון אוטומטי.

שלב 6: ארכיון הודעות באופן ידני

בנוסף להפעלת AutoArchive, אתה יכול גם לאחסן הודעות באופן ידני בארכיון. לשם כך, בחר את ההודעות שברצונך לאחסן בארכיון וגרור אותן לתיקיית הארכיון. אתה יכול גם ללחוץ לחיצה ימנית על ההודעות ולבחור העבר > ארכיון.

שלב 7: הצג הודעות בארכיון

כדי להציג את ההודעות שלך בארכיון, פתח את תיקיית הארכיון. כאן תראה את כל ההודעות שנשמרו בארכיון. אתה יכול לפתוח כל אחת מההודעות כדי לצפות בהן.

שלח דוא"ל המוני עם קבצים מצורפים שונים

שלב 8: מחק הודעות בארכיון

אם ברצונך למחוק הודעות בארכיון, תוכל לעשות זאת על ידי בחירת ההודעות ולחיצה על מקש Delete. אתה יכול גם ללחוץ לחיצה ימנית על ההודעות ולבחור מחק.

6 השאלות הנפוצות ביותר

מהי תיקיית ארכיון ב-Outlook?

תיקיית ארכיון ב-Outlook היא מקום לאחסון הודעות דוא'ל שאינן נחוצות יותר אך ייתכן שתצטרך לגשת אליה במועד מאוחר יותר. תיקיית הארכיון נפרדת מתיבת הדואר הנכנס, הפריטים שנשלחו ותיקיות אחרות ב-Outlook, והיא יכולה לעזור לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך מאורגנת וללא עומס.

כיצד אוכל להוסיף תיקיית ארכיון ב- Outlook?

הוספת תיקיית ארכיון ב-Outlook היא תהליך פשוט. ראשית, פתח את Outlook ולחץ על הכרטיסייה קובץ. לאחר מכן, לחץ על הגדרות חשבון ובחר הגדרות חשבון מהתפריט הנפתח. לאחר מכן, לחץ על הכרטיסייה קבצי נתונים ולחץ על הוסף... פעולה זו תפתח את החלון צור קובץ נתונים של Outlook. הזן שם עבור תיקיית הארכיון ולחץ על אישור. תיקיית הארכיון תתווסף לרשימת החשבונות ב-Outlook.

מהם היתרונות של תיקיית ארכיון ב-Outlook?

תיקיית ארכיון ב-Outlook מספקת מספר יתרונות. ראשית, זה יכול לעזור לך לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך מסודרת וללא עומס. זה גם מאפשר לך לאחסן הודעות דוא'ל שאולי תצטרך לגשת אליהן במועד מאוחר יותר, אבל לא צריך לשמור אותן בתיבת הדואר הנכנס. בנוסף, קיומה של תיקיית ארכיון מקל על מציאת הודעות דוא'ל כאשר אתה צריך אותם.

צבע הכרטיסייה הפעילה כרום

האם אוכל לגשת לתיקיית הארכיון ב-Outlook?

כן, אתה יכול לגשת לתיקיית הארכיון ב-Outlook. לאחר שהוספתם את תיקיית הארכיון, היא תופיע ברשימת התיקיות ב-Outlook. ניתן ללחוץ על התיקיה כדי לראות את המיילים המאוחסנים בה.

האם אוכל להעביר הודעות דוא'ל לתיקיית הארכיון?

כן, אתה יכול להעביר מיילים לתיקיית הארכיון ב-Outlook. כדי לעשות זאת, פתח את האימייל שברצונך להעביר ולחץ על הלחצן העבר. לאחר מכן, בחר את תיקיית הארכיון מרשימת התיקיות. המייל יועבר לתיקיית הארכיון.

האם אוכל למחוק את תיקיית הארכיון ב- Outlook?

כן, אתה יכול למחוק את תיקיית הארכיון ב- Outlook. כדי לעשות זאת, פתח את Outlook ולחץ על הכרטיסייה קובץ. לאחר מכן, לחץ על הגדרות חשבון ובחר הגדרות חשבון מהתפריט הנפתח. לאחר מכן, לחץ על הכרטיסייה קבצי נתונים ובחר את תיקיית הארכיון שברצונך למחוק. לבסוף, לחץ על כפתור הסר כדי למחוק את התיקיה.

הוספת תיקיית ארכיון ב-Outlook היא דרך קלה ויעילה לשמור על סדר תיבת הדואר שלך. זה יכול לעזור לך לגשת במהירות לאימיילים ישנים ולוודא שהמיילים החשובים שלך לא יאבדו. עם כמה שלבים פשוטים, תוכל להגדיר את תיקיית הארכיון שלך ולהיות מוכנה לעבודה. נסה עם אסטרטגיות שונות לארגון הודעות הדוא'ל שלך כדי למצוא את האחת המתאימה לך ביותר. כעת, כשאתה יודע להוסיף תיקיית ארכיון ב-Outlook, אתה יכול לשמור על תיבת הדואר שלך מאורגנת היטב ולהבטיח שהודעות הדוא'ל החשובות שלך יהיו תמיד בהישג ידך.